ORGANISASI DAN SISTEM ORGANISASI

A.  Deskripsi

Organisasi adalah kesatuan(entity) social yang  dikoordinasikan secara sadar  dengan sebuah  batasan  yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan ( Robbin, S, 1994). Organisasi adalah sistem terintegrasi yang mencakup apa yang dilakukan, apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan, bagaimana melakukan, siapa yang melakukan, bagaimana cara melakukan, aktifitas apa yang akan dilakukan dan apa yang dihasilkan. James D. Mooney mengatakan bahwa : “Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose” (Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama) .

Lebih mudah tentang pengertian organisai adalah sekumpulan orang dengan banyak variasi keinginan, perilaku, tingkat pendidikan, jenis profesi yang melakukan kegiatannya diatur secara  baik untuk mencapai tujuan bersama.

Unit pelayanan kesehatan adalah sebuah organisasi yang bergerak dibidang jasa layanan kesehatan yang digerakkan oleh beberapa ahli profesi jasa layanan kesehatan yaitu profesi dokter, profesi perawat, profesi bidan.

Jika anda bekerja menuju tujuan rencana lima tahun misalnya, anda tidak bisa hanya memulai mencapai semua tujuan sekaligus. You need to take them step by step in order of importance. anda perlu membawa mereka langkah demi langkah dalam urutan kepentingan. This is what I call ORGANIZING . ini yang saya sebut pengorganisasian. Productive people are always organized in what they do. Produktif orang selalu diselenggarakan dalam apa yang mereka lakukan, They plan their time well and delegate each action in order of priority. mereka merencanakan waktu, aktifitas, tujuan  dengan baik dan mendelegasikan setiap tindakan dalam urutan prioritas.

Beberapa manfaat organisasi yaitu:

1.    Wadah suatu kelompok dalam mencapai tujuan bersama.

2.    Membantu masyarakat dalam merubah pola hidup, ahlak dan kesejahteraan.

3.    Tempat berusaha bagi masyarakat.

4.    Tempat pengembangan ilmu dan tekhnologi

5.    Menciptakan lapangan kerja

6.    Menunjukan identitas diri

7.    Silaturahmi

8.    Membantu pemerintah dalam penyelesaian masalah

B.  Ciri-Ciri Organisasi

Organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.    Adanya suatu kelompok , dengan adanya kelompok berarti dalam organisasi itu ada pemimpin dan dan karyawan.

2.    Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,  karena satu sama lain saling mempengaruhi  dari hasil pekerjaan maupun dampak dari pekerjaan.

3.    Tiap-tiap orang dituntut untuk memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, bahkan termasuk dana.

4.    Organisai mempunyai struktur organisasi karena didalammya dapat menjelaskan adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan termasuk pelaporan

5.    Adanya tujuan yang ingin dicapai, tujuan ini biasanya disebut visi organisai

Prinsip-prinsip Organisasi menurut Henry Fayol:

1.        Pembagian kerja/spesialisasi

2.        Wewenang atasan untuk memberi perintah dan diiringi oleh tanggung jawab

3.        Disiplin sebagai tata aturan organisasi yang wajib ditaati pekerja

4.        Kesatuan komando, perintah hanya dari 1 atasan

5.        Kesatuan arah, semua aktifitas anggota kelompok untuk  tujuan yang sama dibawah seorang manajer dengan sebuah rencana

6.        Mendahulukan kepentingan umum diatas kepentingan individu

7.        Remunerasi, gaji harus sesuai jasa

8.        Sentralisasi, sentralisasi dan desentralisasi harus sesuai  dengan keadaan yang dibutuhkan

9.        Rantai scalar, komunikasi harus sesuai urutan walau dalam  kondisi tertentu bisa terjadi komunikasi silang

10.    Tata tertib, right man in the right

11.    Keadilan

12.    Stabilitas masa kerja para pekerja, turnover yang optimal  bagi tiap pekerja

13.    Inisiatif, bahkan dari pekerja

14.    Esprit de corps, team spirit akan membangun keselarasan dan persatuan organisasi

C.  Persyaratan  organisasi

Persyaratan Umum, menurut ISO 9001:2008 Organisasi harus :

1.    Identifikasi proses

2.    Tentukan urutan dan hubungan antar proses

3.    Tentukan kriteria dan metode untuk memastikan operasi dan pengendalian yang efektif dari proses tsb

4.    Memastikan ketersediaan sumber daya & informasi untuk menunjang operasi dan pemantauan proses tsb

5.    Memantau, mengukur dan menganalisa proses tsb.

6.    Penerapan tindakan untuk mencapai hasil yang telah direncanakan, dan secara berkesinambungan meningkatkan proses tsb.

Organisasi yang baik mempunyai persyaratan:

1.    mempunyai visi dan misi serta kebijakan mutu yang jelas dan tersosialisasi dengan baik.

2.    Rencana strategis yang jelas

3.    Sumber daya tersedia dengan baik

4.    Mempunyai proses kerja yang jelas

5.    Memantau dan mengukur proses kerja

6.    Selalu meningkatkan hasil.

Visi, misi dan kebijakan mutu organisasi harus ditetapkan berdasarkan prosedur , penetapan ini sebaiknya melibatkan semua orang yang terlibat dalam organisasi, pelibatan ini sangat penting karena dimaksudkan untuk nanti dalam pekerjaannya karyawan lebih memiliki tanggungjawab dalam penyelesaian visi, misi dan kebijakan mutunya.

Sosialisasi visi, misi dan kebijakan mutu harus dilakukan dengan baik. Sosialisasi ini dapat dilakukan dengan formal yaitu dengan sengaja mengundang semua pelanggan internal, stake holder bahkan juga pelanggan eksternal. Sosialisasi juga dapat dilakukan melalui papan informasi yang diberikan di ruangan-ruangan dan  tempat-tempat strategis.

Sosialisasi ini dimaksudkan untuk memberikan pemahaman sehingga dapat merealisasikan dalam pekerjaannya. Pemahaman tentang visi, misi dan kebijakan mutu bagi semua orang yang terlibat dalam organisasi adalah sangat penting. Pemahaman karyawan ini sampai pada bagaimana setiap pekerjaan yang dilakukan merupakan pekerjaan  untuk mencapai visi yang telah ditetapkan.

Rencana stratejik merupakan gambaran perencanaan organisai dalam jangka waktu 3-5 tahun dalam mencapai visinya. Rencana stratejik yang baik tentunya berisi bagaimana penetapan sasaran mutu dalam lima tahun dicapai  yang dijabarkan dalam penetapan sasaran mutu dan program setiap tahunnya.

Organisai harus menyiapkan sumber daya baik pendanaan, sumber daya manusia dan sarana yang digunakan untuk mencapai visinya. Penyediaaan sumber daya ini merupakan wujud dari komitmen manajemen. Sehingga tidak asal saja membuat organisasi karena ini akan mencerminkan juga pribadi seorang manajer.

Organisasi harus mempunyai peraturan yang jelas dengan dasar jelas , tersosialisai dengan baik dan kommitmen terhadap peraturan yang telah ditetapkan. Peraturan dalam organisasi dapat berupa surat keputusan, pedoman, standar operasional prosedur, perintah kerja.

Organisasi harus mempunyai prinsip hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, hal ini menunjukan ada perbaikan terus menerus produk yang dihasilkan. untuk dapat mengetahui peningkatan produk atau kualitas produk organisasi harus melakukan pengukuran pencapaian sasaran mutu secara teratur dan konsisten.

D.  Proses dalam organisasi

Dalam rangka mendukung keberhasilan operasional organisasi maka organisasi harus membuat identifikasi proses-proses yang diperlukan, menetapkan urutan dan interaksinya,  pemantauan dan pengukuran dan juga tindakan perbaikan berkelanjutan sehingga dapat dipastikan bahwa perencanaan yang dibuat bisa terealisasi secara efektif. Kriteria, metode yang diperlukan, sumber daya (Manusia, Prasarana dan Lingkungan Kerja) yang diperlukan akan diidentifikasi didalam penjelasan pemetaan proses ini didalam dokumen-dokumen terkait .

E.   Perspektif Sistem dan Alur proses

Pengelolaan Alur proses dalam manajemen harus jelas dan terdokumentasi dengan baik yang dibukttikan dengan peraturan, standar operasional prosedur  dan instruksi kerja. Pola berfikir dalam proses kegiatan unit pelayanan dapat dilakukan dengan pendekatan sistem, artinya memperhatikan proses manajemen mutu sejak input/struktur, proses, dan outcome.

Perspektif sistem; merupakan pandangan penting mengenai cara kerja sebuah organisasi. Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling bergantung yang diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu kesatuan.

Contoh Sistem dalam kehidupanadalah Sistem tubuh manusia, Sistem pendengaran, Sistem persyarafan dan sistem dalam sebuah organisasi.

Pendapat  Chester  Bernard  tentang kerjasama dalam organisasi

1.    Menyatukan pandangan Taylor, Fayol dan Weber

2.    Organisasi adalah sebuah system

3.    Tugas manajer adalah memperlancar komunikasi dan mendorong bawahan agar bekerja lebih  keras

Tweet